Neulich in einer Fotografinnen-Gruppe: „Mädels, ich mache dieses Jahr zum ersten Mal Weihnachts-Minis! 8 Slots à 20 Minuten, 79 € pro Familie. Das sind 632 € an einem Nachmittag!” Darunter: Konfetti-Emojis, „Du rockst das!”, „Wie machst du das nur?”
Ich habe die Rechnung im Kopf weitergeführt und musste schlucken. Denn 632 € an einem Nachmittag stimmt ungefähr so, wie „eine Stunde Shooting ist eine Stunde Arbeit” stimmt. Nämlich gar nicht.
Deshalb gleich die kurze Antwort vorweg: Mini-Sessions rechnen sich nur, wenn du den kompletten Mini-Tag kalkulierst, nicht den einzelnen Slot. Die richtige Rechnung lautet: alle Stunden und Kosten des gesamten Tages zusammenzählen und durch die Zahl der Slots teilen, die du realistisch verkaufst. Nicht: Slotpreis mal Maximalbelegung. Das ist keine Kalkulation, das ist Wunschdenken mit Taschenrechner.
Warum 8 × 79 € kein Gewinn ist
Zerlegen wir den Nachmittag aus der Facebook-Gruppe. Wichtig: Das ist eine Beispielrechnung mit runden Zahlen, nicht meine Preisliste.
Die 8 Slots à 20 Minuten sind mit Wechselzeit zwischen den Familien rund dreieinhalb Stunden vor Ort. Klingt kompakt. Aber der Tag fängt nicht mit der ersten Familie an und hört nicht mit der letzten auf:
- Set planen, Location klären, Deko und Requisiten besorgen: 2–3 Stunden
- Bewerbung: Posts, Storys, Buchungsseite einrichten, Anfragen beantworten, Termine hin- und herschieben — verteilt über zwei Wochen locker 4–5 Stunden
- Anfahrt, Aufbau, Abbau, Rückfahrt: 3 Stunden
- Die Slots selbst: 3,5 Stunden
- Bearbeitung: selbst wenn du pro Familie nur 45 Minuten für Sichten, Auswahl und Bearbeitung brauchst, sind das mal acht 6 Stunden
- 8 Galerien bauen, 8 Lieferungen, 8 potenzielle Rückfragen: 1,5–2 Stunden
Da stehen am Ende 19 bis 22 Stunden für 632 € Umsatz. Ziehen wir Kosten ab — Deko, eventuell Locationmiete, Fahrt, anteilige Fixkosten wie Software und Versicherung, im Beispiel bescheidene 130 € — bleiben rund 500 €. Geteilt durch 20 Stunden sind das 25 € pro Stunde vor Steuern und Abgaben. Nach Steuern, Krankenkasse und Rücklagen (rechne als Selbstständige grob ein Drittel weg, Größenordnung, keine Steuerberatung) landest du bei etwa 16 € die Stunde.
Und das ist die Schönwetter-Version. Sie unterstellt, dass alle 8 Slots verkauft sind und alle 8 Familien erscheinen. Wer schon mal Minis gemacht hat, weiß: Einer sagt kurzfristig ab, ein Kind ist krank, eine Familie kommt 15 Minuten zu spät und wirft den ganzen Takt um. Bei vollem Shooting fängst du das ab. Bei 20-Minuten-Slots kippt der Zeitplan wie eine Reihe Dominosteine.
Die Bearbeitung ist übrigens der Posten, den fast alle unterschätzen. Ein Mini-Slot ist vor der Kamera kurz. Hinterm Rechner ist er es nicht, denn Sichten, Auswählen, Galerie und Kommunikation fallen pro Familie an, nicht pro Tag. Acht Minis bedeuten achtmal Kundenverwaltung. Genau da verdampft der vermeintlich leichte Nachmittag.
Mini-Sessions kalkulieren: der ganze Tag, geteilt durch realistische Slots
Die ehrliche Rechnung geht andersherum, genau wie bei deinen normalen Preisen. Nicht: „Was traue ich mich pro Slot zu nehmen?” Sondern: „Was muss dieser Tag insgesamt einspielen, und wie viele Slots verkaufe ich realistisch?”
So gehst du vor:
- Alle Stunden des Mini-Tags zusammenzählen. Planung, Bewerbung, Auf- und Abbau, die Slots, Bearbeitung mal Anzahl der Familien, Lieferung. Ehrlich, nicht optimistisch.
- Alle Kosten des Tages addieren. Location, Deko, Fahrt, anteilige Fixkosten.
- Stunden mal deinen benötigten Stundensatz plus Kosten — das ist der Betrag, den der Tag bringen muss. (Wie du auf deinen Stundensatz kommst, habe ich im Artikel über Preiskalkulation vorgerechnet.)
- Durch die realistische Slotzahl teilen, nicht durch die maximale. Plane bei 8 angebotenen Slots mit 6 verkauften und erschienenen. Wenn es besser läuft: schön. Kalkulieren darfst du damit nicht.
- Puffer-Slots einbauen. Auf drei bis vier Buchungs-Slots gehört ein Leerslot für Verspätungen und trödelnde Kleinkinder. Der kostet dich Umsatz auf dem Papier und rettet dir den Tag in echt.
Rechenbeispiel weitergedacht: Wenn dein Mini-Tag mit allem Drum und Dran 1.100 € einspielen muss und du realistisch 6 Slots füllst, liegt dein Slotpreis bei gut 180 €, nicht bei 79 €. Ja, die Zahl erschrickt erstmal. Aber sie erschrickt aus demselben Grund wie jede ehrliche Kalkulation: weil die 79 € nie eine Rechnung waren, sondern ein Gefühl.
Es gibt einen zweiten Hebel, mit dem der Slotpreis niedriger bleiben darf: Nachverkauf, fest eingeplant. Ein Mini liefert bewusst wenige Bilder, sagen wir fünf. Wer mehr will, kauft Zusatzbilder oder Prints dazu, und wer richtig Blut geleckt hat, bucht das volle Shooting. Wenn du aus Erfahrung weißt, dass im Schnitt pro Familie 40–60 € Nachverkauf dazukommen, darfst du das einrechnen. Aber erst, wenn du diese Zahlen wirklich hast. Im ersten Jahr hast du sie nicht, also kalkuliere ohne.
Wann Minis strategisch klug sind
Nach all dem klingt es vielleicht so, als hielte ich nichts von Mini-Shootings. Stimmt nicht. Ich halte nichts von unkalkulierten Minis. Es gibt zwei Situationen, in denen das Format richtig gut funktioniert:
Als Kennenlern-Kanal. Die Hürde, bei einer fremden Fotografin ein volles Shooting für mehrere hundert Euro zu buchen, ist hoch. Ein Mini senkt sie. Familien testen dich, du testest sie, und ein Teil davon bucht später das große Paket. Dann darf die Marge am Mini-Tag bewusst dünner sein, weil er Werbung mit Umsatz ist statt Werbung mit Kosten. Aber: Das funktioniert nur, wenn danach etwas passiert. Ohne Follow-up, ohne Erinnerung, ohne nächstes Angebot ist der Kennenlern-Kanal nur ein Rabatt mit schönem Namen.
In der Saison. Weihnachts-Minis sind der Klassiker, und zwar zu Recht: Die Nachfrage ist im November sowieso da, viele Familien wollen genau das kleine Format für die Karte an Oma, und du baust das Set einmal auf und fotografierst dann durch. Auf- und Abbau, Deko und Bewerbung verteilen sich auf viele Slots, manchmal auf mehrere Termine am selben Set. Genau so wird die Rechnung von oben plötzlich freundlich.
Wann Minis dein Hauptgeschäft kannibalisieren
Gefährlich wird es, wenn deine Minis kein eigenes Produkt sind, sondern nur eine billigere Version deines Hauptangebots. Das Warnzeichen ist simpel: In deiner Mini-Buchungsliste stehen dieselben Namen wie in deiner Kundenkartei. Die Familie, die letztes Jahr das volle Herbstshooting gebucht hat, nimmt dieses Jahr den günstigen Slot, weil er ja da ist. Dein Umsatz pro Kundin sinkt, deine Arbeitszeit nicht.
Das Gegenmittel ist Abgrenzung. Ein Mini ist kurz, hat ein festes Set, eine feste Bildanzahl, keinen Wunschort und gibt es nur zu bestimmten Terminen im Jahr. Das volle Shooting ist alles, was das Mini nicht ist. Wenn sich deine beiden Angebote nur im Preis unterscheiden, hast du kein zweites Produkt. Du hast einen Dauerrabatt.
Also: Rechne den Tag, nicht den Slot. Plane Puffer und No-Shows ein, bevor sie passieren, und entscheide bewusst, ob deine Minis Gewinn bringen oder Kundinnen bringen sollen. Beides gleichzeitig zum Kampfpreis geht nicht.
Die komplette Kalkulation dahinter, vom Jahresbedarf bis zum einzelnen Angebot und mit meinen eigenen Zahlen und Fehlern, findest du im Guide „Preise, die tragen”.
